Pemanfaatan ICT ( Information and Communication Technology )

Pemanfaatan ICT

(Information and Communication Technology)

  Di Perpustakaan*

I. Pendahuluan

Sebagai makluk sosial, manusia membutuhkan sandang, pangan, dan papan, namun untuk berinteraksi di antara satu sama lainnya manusia perlu berkomunikasi. Komunikasi bisa dilakukan secara langsung (verbal) dan tidak langsung (non verbal). Untuk komunikasi tidak langsung, maka diperlukan alat-alat bantu. Mulailah manusia mencari alat atau sistem untuk saling berinteraksi, misal dengan gambar, lukisan, isyarat dengan tangan, isyarat bunyi, kemudian ditemukan kode huruf, kata, kalimat, dan tulisan. Perkembangan alat komunikasi terus berlanjut sampai ditemukan telepon dan internet yang kita kenal saat ini. Alat atau sistem komunikasi kemudian dikenal dengan sebutan Teknologi Informasi atau  lebih dikenal dengan istilah IT.

Di era globalisasi ini memungkinkan banyaknya akses untuk mencari informasi dari segala penjuru dunia. Salah satunya adalah melalui perpustakaan. Dengan adanya perpustakaan kita dapat mencari, mengolah ataupun menyimpan data, yang kini telah berkembang dalam bentuk digital, atau yang dikenal dengan perpustakaan digital.

Teknologi informasi atau Information and Communication Technology (ICT) telah membawa perubahan dalam berbagai sektor, termasuk perpustakaan. Perubahan penting dan mendasar bagi pengelolaan perpustakaan, baik dalam memberikan layanan maupun dalam menjalin hubungan antar lembaga, unit atau institusi.

 Terjadinya perubahan pola pikir tentang perpustakaan, yaitu penyediaan koleksi yang dimiliki ke arah konsep “tidak harus memiliki” akan tetapi dapat “memberikan informasi”, telah menjadikan jalinan kerjasama antar perpustakaan dalam menampilkan koleksi yang dapat memudahkan penyampaian informasi, semakin mudah untuk diwujudkan, apalagi dengan adanya ICT. Maka konsep gedung yang besar dan mewah serta banyaknya koleksi bukan merupakan sesuatu yang ideal lagi.

Oleh karena itu pengembangan perpustakaan yang berbasis ICT atau teknologi informasi dan komunikasi bagi tenaga pengelola perpustakaan, dapat membantu pekerjaan di perpustakaan melalui fungsi sistem otomasi perpustakaan, sehingga proses pengelolaan perpustakaan lebih efektif dan efisien.

Dalam makalah ini akan dibahas mengenai pemanfaatan sistem teknologi informasi dan komunikasi yang berbasis ICT, khususnya teknologi komputer di perpustakaan, yang berfungsi mengontrol sistem administrasi layanan secara terkomputerisasi. Sedangkan bagi pengguna perpustakaan, dapat membantu mencari sumber-sumber informasi yang diinginkan dengan menggunakan katalog on-line yang dapat diakses melalui intranet maupun internet.

II. Pengertian Information Communications Technologies (ICT).

·                 Informasi

Menurut  Budi Sutedjo (2002:168) dan Rahayuningsih, Rochaety, Yanti, (2006:4).  Informasi merupakan pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan dan dibutuhkan, dimana  Informasi itu sendiri merupakan pernyataan yang menjelaskan suatu peristiwa  sehingga manusia dapat membedakan antara satu dengan yang lainnya.

• Teknologi Informasi

Menurut (Main, 2008) TI dapat diartikan sebagai teknologi yang digunakan untuk menyimpan, menghasilkan, mengolah serta menyebarkan informasi. Teknologi Informasi  atau IT (Information Technology) merupakan mata rantai dari perkembangan SI (Sistem Informasi).  Kalau dilihat dari susunan kata, yakni kata teknologi dan informasi, maka teknologi informasi dapat diartikan sebagai hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari pengirim ke penerima.

·         Information Communications Technologies (ICT)

 Di The Dictionary of Computers, Information Processing and Telecommunications (Hariyadi, 1993: 253, dalam Ardroni),  teknologi informasi diberi batasan sebagai teknologi pengadaan, pengolahan, penyimpanan, dan penyebaran berbagai jenis informasi dengan memanfaatkan komputer dan telekomunikasi yang lahir karena “... adanya dorongan-dorongan kuat untuk menciptakan teknologi baru yang dapat mengatasi kelambatan manusia mengolah informasi..."

·         Manfaat  ICT di Dunia Perpustakaan

Hampir sebagian kehidupan kita dikelilingi oleh teknologi informasi baik yang sederhana maupun yang canggih. Saat kita ingin menyampaikan pesan yang sangat penting ke tempat yang jauh, tak terbayangkan bila informasi tersebut harus kita sampaikan dengan daun lontar atau dikirim melalui burung merpati pos. Penggunaan telepon sangat memudahkan kita untuk menyampaikan informasi sepenting apapun dalam waktu yang singkat apalagi dengan perkembangan telepon genggam  dengan fitur dan kelengkapan fungsi yang semakin beragam.

Perpustakaan dengan berbagai ciri khas dan kemampuannya dalam mengelola informasi, mempunyai  alasan  tersendiri mengapa perpustakaan perlu menggunakan ICT sebagai alat bantu, di antaranya:

1. Sistematika informasi : terjadinya ledakan informasi yang membanjiri dunia saat ini membutuhkan pengelolaan yang lebih sistematis. Hampir semua Perguruan Tinggi di Indonesia menggunakan ICT dalam pengelolaan data base perpustakaan.

2. Tingginya akses informasi: kebutuhan pengguna untuk mencari dan menemukan kembali informasi lebih mudah jika difasilitasi dengan sarana ICT . Katalog online memungkinkan pustakawan dan pengguna untuk mendapatkan informasi dari berbagai sumber. Sudah menjadi hal yang lumrah untuk menyusun pengajuan daftar pustaka baru dengan mengunjungi dan menggunakan data-data di  http://www.amazon.com

3. Efisiensi pekerjaan: komputer di perpustakaan membantu pekerjaan menjadi lebih cepat. Pencatatan buku-buku baru serta pengolahan akan lebih mudah jika disimpan dalam berkas komputer. Pengkatalogan tidak hanya dengan DDC atau AACR juga bisa secara online ke http://www.bl.uk

4. Memudahkan tukar-menukar informasi dalam bentuk data. Katalog induk yang disusun Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Jawa Barat sudah on-line di http://cobian.lib.itb.ac.id/fpptjabar/

5. Salinan data atau informasi yang dibuat dapat diseragamkan sehingga memudahkan pengguna (user friendly). Konsep MARC yang populer tahun 90an masih digunakan dalam rangka menyeragamkan penentuan tag (ruas) data bibliografi pustaka.

6. Penyajian informasi dan data yang menarik, sekaligus sebagai promosi perpustakaan. Tampilan informasi di http://www.lib.itb.ac.id merupakan  upaya dalam rangka promosi perpustakaan dengan penampilan  data yang bervariasi.

7. Pengguna dapat belajar dan mencari sendiri informasi yang dibutuhkan dengan bantuan sarana ICT, khususnya komputer.

·         Dampak Penggunaan  ICT

Kehadiran ICT di perpustakaan, selain menguntungkan juga berdampak  sampingan di antaranya:

§ Dapat menimbulkan pengangguran: penggunaan komputer  bertujuan  memperingan dan mempercepat pekerjaan, sehingga terjadi efisiensi pekerjaan  karena beban kerja yang berkurang.

§ Hak pribadi : kemungkinan adanya penyalahgunaan data untuk kepentingan pribadi. Adanya peluang untuk memindahkan data yang tadinya milik pribadi atau rahasia, dapat diakses oleh orang lain. Data di http://ftpsearch.itb.ac.id dengan mudahnya dapat diakses dan didownload untuk kepentingan kantor atau pribadi.

§ Hak cipta : perlindungan hak cipta seseorang sulit diwujudkan. Sebuah karya atau kumpulan data dapat dengan mudah dikopi dan dimiliki oleh orang lain tanpa seizin pemiliknya. Terlebih jika bertujuan untuk mencari keuntungan pribadi. Ceramah-ceramah ramadan dengan mudahnya kita dapatkan di situs  http://www.pesantrenvirtual.com

§ Data tidak dapat diakses: ketergantungan pada komputer menimbulkan kelemahan bila listrik mati atau komputer terserang virus, maka data tidak dapat diakses.

Fenomena pemadaman listrik akhir-akhir ini, bukan sekedar menghambat akses data, tetapi juga menimbulkan ”pengangguran”  selama listrik mati.

                      Serangan virus ”brontok” dan turunanya menjadikan data dan folder 

            sulit di akses kembali.

§ Menghambat pekerjaan : ketidakmampuan dan ketidakmauan pustakawan dalam menguasai teknologi dapat menimbulkan kendala dan memunculkan anggapan bahwa teknologi justru menghambat pekerjaan.

III. Implementasi Pemanfaatan ICT  di Perpustakaan.

Implementasi ICT di perpustakaan perlu direncanakan secara matang karena memerlukan pendanaan yang tidak murah, apalagi perkembangan  teknologi khususnya komputer terus berubah dengan sangat cepat. Hal ini untuk mengantisipasi kinerja aplikasi ICT dapat dioptimalkan. Kesia-siaan dapat terjadi karena perencanaan yang kurang baik yang dapat mengakibatkan   pemborosan.

Beberapa hal yang perlu menjadi pertimbangan dalam rangka penerapan ICT pada perpustakaan, yakni:

·             Adanya dukungan dari semua pihak terutama pimpinan.

·   Aplikasi ICT tidak hanya instalasi sistem, tetapi mengisi data dan 

    menjalankan sistem, maka perlu adanya kesinambungan pekerjaan yang 

    dilakukan pustakawan.

·             Perawatan (maintenance) harus menjadi bagian dari aplikasi ICT.

·     Penyiapan sumber daya pustakawan dalam berbagai unit kerja di perpustakaan, terutama pembekalan keterampilan IT untuk pustakawan.

·     Infrastruktur pendukung seperti listrik, ruang/gedung, furniture, desain interior.

·     Ketersediaan Jaringan komputer.

·     Profil pengguna perpustakaan perguruan tinggi relatif seragam, sehingga sosialisasi aplikasi ICT lebih mudah.

Adapun penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam bentuk:

1. Automasi Perpustakaan: Konsep  Sistem Informasi Manajemen (SIM) perpustakaan, yang menekankan aplikasi ICT antar sub sistem  informasi perpustakaan pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi, pengelolaan anggota, dan statistik  dalam bentuk terintegrasi. Model otomasi perpustakaan di http://otomasi.lib.itb.ac.id merupakan model dengan studi kelayakan yang cukup panjang.

2. Perpustakaan Digital : Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi, ilmu pengetahuan dan teknologi  lokal secara full text dalam format digital seperti tugas akhir (skripsi, tesis, disertasi), laporan penelitian, artikel majalah ilmiah, dapat dilihat di http://digilib.itb.ac.id

 3. Publikasi e-books  :  Publikasi  buku elektronik untuk kepentingan lokal (internal), dimaksudkan untuk kemudahan dalam pencarian dan mendapatkan kembali secara utuh sesuai dengan format aslinya. Koleksi berupa buku lokal atau buku  terbitan asing dapat dilihat di  http://e.lib.itb.ac.id.

                Buku Sekolah Elektronik (BSE) terbitan DIKNAS, dapat didownload pada alamat http://www.diknas.info/category/bse-sd. Bentuk koleksi *.pdf dipublikasikan secara bebas dalam rangka mendukung buku murah. Buku-buku tersebut telah dibeli hak ciptanya oleh DIKNAS..

Ketiga fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun terintegrasi dalam suatu sistem informasi, tergantung dari kemampuan software yang digunakan, sumber daya manusia, dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang mendukung ketiganya.

Hal-hal tersebut di atas akan menentukan sejauh mana penerapan ICT di perpustakaan dapat berjalan dengan baik, khususnya pada unit layanan perpustakaan.

Penerapan ICT dalam bidang layanan perpustakaan ini dapat dilihat dari beberapa hal:

·         Peranan Katalog 

Katalog manual atau elektronik merupakan jantung sebuah sistem perpustakaan. Katalog memuat keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan  kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan.

Hasil katalog terkomputerisasi dapat diakses melalui Online Public Access Catalogue (OPAC) atau dalam bentuk Katalog Induk (Unions Catalogue), sebagai contoh adalah http://isisonline.lib.itb.ac.id. Pangkalan data katalog terpasang berangsur-angsur akan menggantikan katalog kartu, microfiche atau daftar buku.

·         Sirkulasi

Penerapan ICT dalam bidang layanan sirkulasi dapat meliputi banyak hal di antaranya adalah layanan peminjaman dan pengembalian, statistik pengguna, administrasi keanggotaan, dll.

Teknologi saat ini sudah memungkinkan adanya self-services dalam layanan sirkulasi melalui fasilitas barcoding dan RFID (Radio Frequency Identification). Implementasi RFID  bidang perpustakaan, masih tergolong  baru. Oleh karena itu, implementasi RFID ini akan memberikan nilai ekslusivitas. Selain itu, akan mewujudkan revolusi dalam manajemen perpustakaan modern. RFID memberikan keunggulan yang signifikan bila dibandingkan dengan teknologi barcode dan tag anti pencurian. Keunggulan utamanya adalah pada meningkatnya kualitas pelayanan serta penghematan biaya operasional tenaga  perpustakaan.

·         Jurnal / Majalah / Berkala

           Pengguna layanan jurnal, majalah, dan berkala akan sangat terbantu apabila perpustakaan mampu menyediakan kemudahan dalam mengakses  jurnal-jurnal elektronik, baik itu yang diakses dari database lokal, global maupun yang tersedia dalam format Compact Disk.

Pembuatan kliping elektronik (E-Klip ITB) berbasis CD ROM, merupakan upaya pengumpulan dan pengelolaan artikel-artikel dari majalah dan surat kabar cybermedia. Bahkan silang layan dan layanan penelusuran informasipun bisa dimanfaatkan oleh pengguna dengan bantuan teknologi informasi seperti internet.

Ketersediaan jurnal elektronik, salah satunya adalah  proquest  http://proquest.umi.com/login (Purwono,2008) yang menyediakan artikel full text lebih dari 4000 jurnal, suratkabar dan majalah. Cakupan isi terbitan yang tersedia meliputi 10 s.d 20 tahun ke belakang, dan hasil penelusurannya dalam bentuk   full text , html, pdf. Proquest dapat diakses baik melalui intranet http://www.proquest.com/pqdauto tanpa  menggunakan password, maupun melalui internet http://www.proquest.com/pqdweb  dengan menggunakan password yang berganti setiap bulan.

·         Peran Internet

Orang sudah tidak asing lagi untuk menggunakan internet dalam kehidupannya. Untuk itu perpustakaanpun harus dapat memberikan layanan melalui media ini. Melalui media web, perpustakaan memberikan informasi dan layanan kepada penggunanya. Selain itu, perpustakaan juga dapat menyediakan akses internet baik menggunakan computer station maupun WIFI. Access Poin Cyberlib yang tersedia di perpustakaan pusat ITB, dapat digunakan pengguna sebagai bagian dari layanan yang diberikan oleh perpustakaan.

Perpustakaan juga bisa menggunakan fasiltas web-conferencing untuk memberikan layanan secara interaktif kepada pengguna perpustakaan. Web-Conferencing ini dapat juga dimanfaatkan oleh dosen dalam rangka kuliah jarak jauh. Awal tahun 2008, perpustakaan ITb mendapat hibah peralatan Tele Conference dari keduataan Amerika.

OPAC atau Online Catalog merupakan bagian penting dalam sebuah perpustakaan, untuk itu perpustakaan perlu menyediakan akses yang lebih luas baik itu melalui jaringan lokal, internet maupun intranet,

Registrasi online di http://or.itb.ac.id sudah mejadi bagian layanan di perpustakaan pusat ITB.

·         Keperluan Pengguna

Pustakawan harus dapat melayani keperluan pengguna seperti permintaan dengan akses yang lebih cepat ke informasi yang diperlukan dari dalam maupun luar perpustakaan. Dengan begitu, diharapkan agar para pustakawan mahir dalam penggunaan teknologi informasi sehingga mereka dapat membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yang diperlukan.

·         Keamanan

Teknologi komunikasi dan informasi juga dapat digunakan sebagai alat untuk memberikan kenyamanan dan keamanan dalam perpustakaan, dari tangan-tangan jahil dengan fasilitas semacam gate keeper, security gate, CCTV dan lain sebagainya. 

·         Pengadaan

Bagian Pengadaan juga sangat terbantu dengan adanya teknologi informasi ini. Selain dapat menggunakan ICT untuk melakukan penelusuran koleksi-koleksi perpustakaan yang dibutuhkan, bagian ini juga dapat memanfaatkan ICT untuk menampung berbagai ide dan usulan kebutuhan perpustakaan oleh pengguna. Kerjasama pengadaan juga lebih mudah dilakukan dengan adanya ICT ini.

·         Kesiapan Pustakawan:

1.    Keahlian diri

Menurut Ahmad (2001), pustakawan adalah mitra intelektual yang memberikan jasanya kepada pengguna. Kemampuan tentang komputer saja tidaklah cukup untuk mencapai sukses, karena itu dibutuhkan keahlian diri yang cukup yaitu:

1. Pemecahan masalah (kreatif, pencair konflik);

2. Etika (diplomatis, jujur, profesional);

3. Terbuka (fleksibel, berwawasan bisnis, berpikir positif);

    4. Penutur dan pendengar yang baik (ketrampilan berkomunikasi lisan   
    dan  mendengarkan, penuh perhatian)

5. Kepemimpinan (bertanggung jawab dan mempunyai motivasi);

6. Berminat belajar (haus akan pengetahuan dan perkembangan).

2.    Berpikir positif

Pustakawan diharapkan menjadi orang yang berpengetahuan di atas rata-rata, juga sebagai seseorang yang selalu berpikiran positif, sehingga jika dihadapkan pada pekerjaan besar, harus mampu mengerjakan pekerjaan tersebut.

3.    Nilai Tambah Pribadi

Pustakawan tidak cukup hanya pandai dalam mengatalog, mengindeks, mengadakan bahan pustaka dan pekerjaan rutin lainnya, tetapi di era global ini pustakawan harus mempunyai nilai tambah. Misalnya sebagai navigator yang ahli dalam pencarian informasi. Dengan nilai tambah yang dikembangkan melalui pengalaman dan pelatihan, pustakawan dapat memberikan pemanduan pencarian informasi di internet seakurat mungkin. Hal ini tentu akan memuaskan pengguna perpustakaan. Kepuasan pengguna itu sangat mahal bagi dirinya maupun bagi perpustakaan dimana ia bekerja.

4.    Berwawasan Kewirausahaan

 Seyogyanya pustakawan dapat bertindak cepat untuk menambah wawasan dalam bidang kewirausahaan, agar dalam perjalanan sejarah keprofesiannya nanti dapat bertahan bahkan berkembang. Perpustakaan bukan masanya lagi menjadi unit cost di suatu institusi, melainkan dapat menjadi unit income. Paradigma lama bahwa Perpustakaan hanya pemberi jasa atau amalan baik (charity) harus segera ditinggalkan, karena berjasa atau beramal dapat digabungkan dengan berbisnis.

5. Kerja Tim

Di dalam era global saat ini tidak ada satupun profesi yang terkucil sendiri, akan tetapi perkembangan teknologi telah menawarkan kesempatan unik untuk bekerjasama lintas disiplin dengan profesional lainnya. Misalnya, pakar komputer yang bertanggung jawab pada pusat computer; pakar teknologi yang bertanggung pada infrastruktur teknologi, jaringan dan aplikasi; pakar informasi (pustakawan) yang mempunyai kemampuan dan pengalaman untuk mengorganisasi pengetahuan dalam sistem dan struktur yang memfasilitasi penggunaan sumber informasi dan pengetahuan, dapat tergabung dalam sebuah teamwork. Diharapkan dengan team work, berbagai tekanan yang muncul di era industri informasi saat ini dapat dipecahkan.

IV. Penutup

·         Implementasi ICT dalam layanan perpustakaan dari waktu ke waktu akan terus berkembang sesuai dengan tuntutan. Baik tuntutan selaku pengelola (pustakawan) maupun sebagai pengguna (user) informasi.

·          ICT memberikan kemudahan kepada pengguna untuk mengakses informasi lintas batas (transborder data-flow), yang tidak dibatasi oleh  batas negara, ruang dan waktu. 

·         ICT memberikan kemudahan bagi pengelola informasi untuk mengolah, menyimpan dan menyebarkannya secara cepat dan tepat.

·         ICT menjadi sarana membangun perpustakaan berbasis teknologi yang kehadirannya tidak bisa dihindari.

·         ICT seperti juga teknologi lainnya merupakan alat bantu manusia untuk mencapai tujuan, maka optimasi dan antisipasinya perlu disikapi secara terencana.

·         ICT sebagai sarana terbentuknya jaringan teknologi informasi dan komunikasi di perpustakaan, akan memberikan akses yang besar terhadap perkembangan ilmu pengetahuan.

* ditulis oleh Drs. Mahmudin, S.IP, disampaikan pada .......di Comlabs ITB, 24 Oktober 2008.

Daftar Pustaka

Ardoni, (2005), “Teknologi Informasi: Kesiapan Pustakawan Memanfaatkannya”, Jurnal Studi Perpustakaan dan Informasi”, Vol.1, No.2, USU Repository ©  Halaman 32.

Arif, I. (2003), “Konsep dan Perencanaan dalam Automasi Perpustakaan”, Makalah Seminar dan Workshop Sehari “ Membangun Jaringan Perpustakaan Digital dan  Otomasi Perpustakaan menuju Masyarakat Berbasis Pengetahuan “ UMM 4 Oktober 2003.

http://andyku.wordpress.com/2008/07/25/perpustakaan-masa-depan

http://pustaka.uns.ac.id/?opt=1001&menu=news&option=detail&nid=60

http://media.diknas.go.id/media/document/4696.pdf

Lesmono, D. dan Samopa, F. (2005), “Perancangan Dan Pembuatan Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web Dengan Menggunakan ASP dan SQL Server: Studi Kasus Ruang Baca FTIF”, Seminar Tugas akhir.

Ma’in, Abdul M, (2008) ”Teknologi Informasi dalam Sitem Jaringan Perpustakaan Perguran Tinggi”, IAIN Sunan Ampel Surabaya

Rochaeti, E., Rahayuningsih, Pontjorini dan Yanti,G.P., (2006),  “Sistem Informasi Manajemen Pendidikan”, Jakarta: Bumi Aksara.