Pemanfaatan ICT
(Information and
Communication Technology)
Di Perpustakaan*
I. Pendahuluan
Sebagai makluk sosial, manusia membutuhkan sandang, pangan, dan papan,
namun untuk berinteraksi di antara satu sama lainnya manusia perlu
berkomunikasi. Komunikasi bisa dilakukan secara langsung (verbal) dan tidak
langsung (non verbal). Untuk komunikasi tidak langsung, maka diperlukan
alat-alat bantu. Mulailah manusia mencari alat atau sistem untuk saling
berinteraksi, misal dengan gambar, lukisan, isyarat dengan tangan, isyarat
bunyi, kemudian ditemukan kode huruf, kata, kalimat, dan tulisan. Perkembangan alat
komunikasi terus berlanjut sampai ditemukan telepon dan internet yang kita
kenal saat ini. Alat atau sistem komunikasi kemudian dikenal dengan sebutan Teknologi Informasi atau lebih dikenal dengan istilah IT.
Di
era globalisasi ini memungkinkan banyaknya akses untuk mencari informasi dari
segala penjuru dunia. Salah satunya adalah melalui perpustakaan. Dengan adanya
perpustakaan kita dapat mencari, mengolah ataupun menyimpan data, yang kini
telah berkembang dalam bentuk digital, atau yang dikenal dengan perpustakaan digital.
Teknologi
informasi atau Information and Communication
Technology (ICT) telah membawa perubahan dalam berbagai sektor, termasuk perpustakaan.
Perubahan penting dan mendasar bagi pengelolaan perpustakaan, baik dalam
memberikan layanan maupun dalam menjalin hubungan antar lembaga, unit atau
institusi.
Terjadinya perubahan pola pikir tentang perpustakaan,
yaitu penyediaan koleksi yang dimiliki ke arah konsep “tidak harus memiliki” akan tetapi dapat “memberikan informasi”, telah menjadikan jalinan kerjasama antar
perpustakaan dalam menampilkan koleksi yang dapat memudahkan penyampaian
informasi, semakin mudah untuk diwujudkan, apalagi dengan adanya ICT. Maka konsep
gedung yang besar dan mewah serta banyaknya koleksi bukan merupakan sesuatu
yang ideal lagi.
Oleh karena itu pengembangan
perpustakaan yang berbasis ICT atau teknologi
informasi dan komunikasi bagi tenaga pengelola perpustakaan, dapat membantu
pekerjaan di perpustakaan melalui fungsi sistem otomasi perpustakaan, sehingga
proses pengelolaan perpustakaan lebih efektif dan efisien.
Dalam makalah ini
akan dibahas mengenai pemanfaatan sistem teknologi informasi dan komunikasi
yang berbasis ICT, khususnya teknologi komputer di perpustakaan, yang berfungsi
mengontrol sistem administrasi layanan secara terkomputerisasi. Sedangkan bagi
pengguna perpustakaan, dapat membantu mencari sumber-sumber informasi yang
diinginkan dengan menggunakan katalog
on-line yang dapat diakses melalui intranet maupun internet.
II. Pengertian Information Communications Technologies (ICT).
·
Informasi
Menurut Budi Sutedjo (2002:168) dan Rahayuningsih,
Rochaety, Yanti, (2006:4). Informasi
merupakan pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem menjadi
bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan dan
dibutuhkan, dimana Informasi itu sendiri
merupakan pernyataan yang menjelaskan suatu peristiwa sehingga manusia dapat membedakan antara satu
dengan yang lainnya.
- Teknologi Informasi
Menurut (Main,
2008) TI dapat diartikan sebagai teknologi yang
digunakan untuk menyimpan, menghasilkan, mengolah serta menyebarkan informasi. Teknologi
Informasi atau IT (Information Technology) merupakan mata rantai dari perkembangan SI
(Sistem Informasi). Kalau dilihat dari
susunan kata, yakni kata teknologi dan informasi, maka teknologi informasi
dapat diartikan sebagai hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian
informasi dari pengirim ke penerima.
·
Information Communications
Technologies (ICT)
Di The Dictionary
of Computers, Information Processing and Telecommunications (Hariyadi,
1993: 253, dalam Ardroni), teknologi
informasi diberi batasan sebagai teknologi pengadaan, pengolahan, penyimpanan, dan
penyebaran berbagai jenis informasi dengan memanfaatkan komputer dan
telekomunikasi yang lahir karena “... adanya dorongan-dorongan kuat untuk
menciptakan teknologi baru yang dapat mengatasi kelambatan manusia mengolah
informasi..."
·
Manfaat ICT di Dunia Perpustakaan
Hampir
sebagian kehidupan kita dikelilingi oleh teknologi informasi baik yang
sederhana maupun yang canggih. Saat kita ingin menyampaikan pesan yang sangat
penting ke tempat yang jauh, tak terbayangkan bila informasi tersebut harus
kita sampaikan dengan daun lontar atau dikirim melalui burung merpati pos. Penggunaan
telepon sangat memudahkan kita untuk menyampaikan informasi sepenting apapun
dalam waktu yang singkat apalagi dengan perkembangan telepon genggam dengan fitur dan kelengkapan fungsi yang
semakin beragam.
Perpustakaan
dengan berbagai ciri khas dan kemampuannya dalam mengelola informasi,
mempunyai alasan tersendiri mengapa perpustakaan perlu
menggunakan ICT sebagai alat bantu, di antaranya:
1. Sistematika informasi : terjadinya
ledakan informasi yang membanjiri dunia saat ini membutuhkan pengelolaan yang
lebih sistematis. Hampir semua Perguruan Tinggi di Indonesia menggunakan ICT
dalam pengelolaan data base perpustakaan.
2.
Tingginya
akses informasi: kebutuhan pengguna untuk mencari dan menemukan kembali
informasi lebih mudah jika difasilitasi dengan sarana ICT . Katalog
online memungkinkan pustakawan dan pengguna untuk mendapatkan informasi dari
berbagai sumber. Sudah menjadi hal yang lumrah untuk menyusun pengajuan daftar
pustaka baru dengan mengunjungi dan menggunakan data-data di http://www.amazon.com
3.
Efisiensi pekerjaan: komputer di perpustakaan membantu
pekerjaan menjadi lebih cepat. Pencatatan buku-buku baru serta pengolahan akan
lebih mudah jika disimpan dalam berkas komputer. Pengkatalogan tidak hanya
dengan DDC atau AACR juga bisa secara online ke http://www.bl.uk
4.
Memudahkan tukar-menukar informasi dalam bentuk data. Katalog
induk yang disusun Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Jawa Barat sudah on-line
di http://cobian.lib.itb.ac.id/fpptjabar/
5.
Salinan data atau informasi yang dibuat dapat
diseragamkan sehingga memudahkan pengguna (user friendly). Konsep MARC yang
populer tahun 90an masih digunakan dalam rangka menyeragamkan penentuan tag
(ruas) data bibliografi pustaka.
6.
Penyajian informasi dan data yang menarik, sekaligus
sebagai promosi perpustakaan. Tampilan informasi di http://www.lib.itb.ac.id merupakan upaya dalam rangka promosi perpustakaan dengan
penampilan data yang bervariasi.
7.
Pengguna
dapat belajar dan mencari sendiri informasi yang dibutuhkan dengan bantuan sarana
ICT, khususnya komputer.
·
Dampak Penggunaan ICT
Kehadiran ICT
di perpustakaan, selain menguntungkan juga berdampak sampingan di antaranya:
§ Dapat
menimbulkan pengangguran: penggunaan komputer
bertujuan memperingan dan
mempercepat pekerjaan, sehingga terjadi efisiensi pekerjaan karena beban kerja yang berkurang.
§ Hak
pribadi : kemungkinan adanya penyalahgunaan data untuk kepentingan pribadi. Adanya
peluang untuk memindahkan data yang tadinya milik pribadi atau rahasia, dapat
diakses oleh orang lain. Data di http://ftpsearch.itb.ac.id
dengan mudahnya dapat diakses dan didownload untuk kepentingan kantor atau
pribadi.
§ Hak cipta
: perlindungan hak cipta seseorang sulit diwujudkan. Sebuah karya atau kumpulan
data dapat dengan mudah dikopi dan dimiliki oleh orang lain tanpa seizin
pemiliknya. Terlebih jika bertujuan untuk mencari keuntungan pribadi. Ceramah-ceramah
ramadan dengan mudahnya kita dapatkan di situs
http://www.pesantrenvirtual.com
§ Data
tidak dapat diakses: ketergantungan pada komputer menimbulkan kelemahan bila
listrik mati atau komputer terserang virus, maka data tidak dapat diakses.
Fenomena pemadaman listrik akhir-akhir ini, bukan sekedar menghambat akses
data, tetapi juga menimbulkan ”pengangguran” selama listrik mati.
Serangan virus ”brontok” dan turunanya menjadikan data dan folder
sulit di akses kembali.
§ Menghambat
pekerjaan : ketidakmampuan dan ketidakmauan pustakawan dalam menguasai
teknologi dapat menimbulkan kendala dan memunculkan anggapan bahwa teknologi
justru menghambat pekerjaan.
III. Implementasi Pemanfaatan ICT di Perpustakaan.
Implementasi ICT di perpustakaan perlu
direncanakan secara matang karena memerlukan pendanaan yang tidak murah,
apalagi perkembangan teknologi khususnya
komputer terus berubah dengan sangat cepat. Hal ini untuk mengantisipasi kinerja
aplikasi ICT dapat dioptimalkan. Kesia-siaan dapat terjadi karena perencanaan
yang kurang baik yang dapat mengakibatkan
pemborosan.
Beberapa hal yang
perlu menjadi pertimbangan dalam rangka penerapan ICT pada perpustakaan, yakni:
·
Adanya dukungan dari semua pihak terutama pimpinan.
· Aplikasi ICT tidak hanya instalasi sistem,
tetapi mengisi data dan
menjalankan sistem, maka perlu adanya
kesinambungan pekerjaan yang
dilakukan pustakawan.
·
Perawatan
(maintenance) harus menjadi bagian dari aplikasi ICT.
·
Penyiapan
sumber daya pustakawan dalam berbagai unit kerja di perpustakaan, terutama
pembekalan keterampilan IT untuk pustakawan.
·
Infrastruktur
pendukung seperti listrik, ruang/gedung, furniture, desain interior.
·
Ketersediaan
Jaringan komputer.
·
Profil
pengguna perpustakaan perguruan tinggi relatif seragam, sehingga sosialisasi
aplikasi ICT lebih mudah.
Adapun penerapan
teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam bentuk:
1. Automasi Perpustakaan: Konsep Sistem Informasi Manajemen (SIM) perpustakaan,
yang menekankan aplikasi ICT antar sub sistem informasi perpustakaan pengadaan,
inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi, pengelolaan anggota, dan statistik dalam bentuk terintegrasi. Model otomasi
perpustakaan di http://otomasi.lib.itb.ac.id
merupakan model dengan studi kelayakan yang cukup panjang.
2. Perpustakaan Digital : Penerapan
teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan
menyebarluaskan informasi, ilmu pengetahuan dan teknologi lokal secara full text dalam format digital seperti tugas akhir (skripsi, tesis,
disertasi), laporan penelitian, artikel majalah ilmiah, dapat dilihat di http://digilib.itb.ac.id
3. Publikasi
e-books : Publikasi
buku elektronik untuk kepentingan lokal (internal), dimaksudkan untuk
kemudahan dalam pencarian dan mendapatkan kembali secara utuh sesuai dengan
format aslinya. Koleksi berupa buku lokal atau buku terbitan asing dapat dilihat di http://e.lib.itb.ac.id.
Buku
Sekolah Elektronik (BSE) terbitan DIKNAS, dapat didownload pada alamat http://www.diknas.info/category/bse-sd. Bentuk
koleksi *.pdf dipublikasikan secara bebas dalam rangka mendukung buku murah. Buku-buku
tersebut telah dibeli hak ciptanya oleh DIKNAS..
Ketiga fungsi penerapan
teknologi informasi ini dapat terpisah maupun terintegrasi dalam suatu sistem
informasi, tergantung dari kemampuan software yang digunakan, sumber daya
manusia, dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang mendukung ketiganya.
Hal-hal tersebut di atas akan
menentukan sejauh mana penerapan ICT di perpustakaan dapat berjalan dengan baik,
khususnya pada unit layanan perpustakaan.
Penerapan ICT dalam bidang layanan
perpustakaan ini dapat dilihat dari beberapa hal:
·
Peranan Katalog
Katalog manual atau
elektronik merupakan jantung sebuah sistem perpustakaan. Katalog memuat
keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Sistem katalog yang dirancang
dengan baik merupakan kunci keberhasilan
penerapan automasi perpustakaan.
Hasil katalog terkomputerisasi dapat
diakses melalui Online Public Access Catalogue (OPAC) atau dalam bentuk Katalog
Induk (Unions Catalogue), sebagai
contoh adalah http://isisonline.lib.itb.ac.id.
Pangkalan data katalog terpasang berangsur-angsur akan menggantikan katalog
kartu, microfiche atau daftar buku.
·
Sirkulasi
Penerapan ICT dalam bidang layanan
sirkulasi dapat meliputi banyak hal di antaranya adalah layanan peminjaman dan
pengembalian, statistik pengguna, administrasi keanggotaan, dll.
Teknologi saat ini sudah memungkinkan
adanya self-services dalam layanan sirkulasi melalui fasilitas barcoding
dan RFID (Radio Frequency Identification). Implementasi RFID bidang perpustakaan, masih tergolong baru. Oleh karena itu, implementasi RFID ini
akan memberikan nilai ekslusivitas. Selain itu, akan mewujudkan revolusi dalam
manajemen perpustakaan modern. RFID memberikan keunggulan yang signifikan bila
dibandingkan dengan teknologi barcode
dan tag anti pencurian. Keunggulan utamanya adalah pada meningkatnya kualitas
pelayanan serta penghematan biaya operasional tenaga perpustakaan.
·
Jurnal / Majalah / Berkala
Pengguna layanan jurnal, majalah, dan
berkala akan sangat terbantu apabila perpustakaan mampu menyediakan kemudahan
dalam mengakses jurnal-jurnal
elektronik, baik itu yang diakses dari database lokal, global maupun yang
tersedia dalam format Compact Disk.
Pembuatan kliping elektronik (E-Klip
ITB) berbasis CD ROM, merupakan upaya pengumpulan dan pengelolaan
artikel-artikel dari majalah dan surat
kabar cybermedia. Bahkan silang layan dan layanan penelusuran informasipun bisa
dimanfaatkan oleh pengguna dengan bantuan teknologi informasi seperti internet.
Ketersediaan jurnal elektronik, salah
satunya adalah proquest http://proquest.umi.com/login
(Purwono,2008) yang menyediakan artikel full
text lebih dari 4000 jurnal, suratkabar dan majalah. Cakupan isi terbitan yang
tersedia meliputi 10 s.d 20 tahun ke belakang, dan hasil penelusurannya dalam
bentuk full text , html, pdf.
Proquest dapat diakses baik melalui intranet http://www.proquest.com/pqdauto tanpa menggunakan password, maupun melalui internet
http://www.proquest.com/pqdweb dengan menggunakan password yang berganti
setiap bulan.
·
Peran Internet
Orang sudah tidak asing lagi untuk
menggunakan internet dalam kehidupannya. Untuk itu perpustakaanpun harus dapat
memberikan layanan melalui media ini. Melalui media web, perpustakaan
memberikan informasi dan layanan kepada penggunanya. Selain itu, perpustakaan
juga dapat menyediakan akses internet baik menggunakan computer station
maupun WIFI. Access Poin Cyberlib yang tersedia di perpustakaan pusat
ITB, dapat digunakan pengguna sebagai bagian dari layanan yang diberikan oleh
perpustakaan.
Perpustakaan juga bisa menggunakan
fasiltas web-conferencing untuk memberikan layanan secara interaktif
kepada pengguna perpustakaan. Web-Conferencing ini dapat juga
dimanfaatkan oleh dosen dalam rangka kuliah jarak jauh. Awal tahun 2008,
perpustakaan ITb mendapat hibah peralatan Tele
Conference dari keduataan Amerika.
OPAC atau Online
Catalog merupakan bagian penting dalam sebuah perpustakaan, untuk itu
perpustakaan perlu menyediakan akses yang lebih luas baik itu melalui jaringan
lokal, internet maupun intranet,
·
Keperluan Pengguna
Pustakawan harus dapat
melayani keperluan pengguna seperti permintaan dengan akses yang lebih cepat ke
informasi yang diperlukan dari dalam maupun luar perpustakaan. Dengan begitu,
diharapkan agar para pustakawan mahir dalam penggunaan teknologi informasi
sehingga mereka dapat membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi
yang diperlukan.
·
Keamanan
Teknologi komunikasi dan informasi
juga dapat digunakan sebagai alat untuk memberikan kenyamanan dan keamanan dalam
perpustakaan, dari tangan-tangan jahil dengan fasilitas semacam gate keeper, security gate, CCTV dan
lain sebagainya.
·
Pengadaan
Bagian Pengadaan juga sangat terbantu
dengan adanya teknologi informasi ini. Selain dapat menggunakan ICT untuk
melakukan penelusuran koleksi-koleksi perpustakaan yang dibutuhkan, bagian ini
juga dapat memanfaatkan ICT untuk menampung berbagai ide dan usulan kebutuhan
perpustakaan oleh pengguna. Kerjasama pengadaan juga lebih mudah dilakukan
dengan adanya ICT ini.
·
Kesiapan
Pustakawan:
1.
Keahlian
diri
Menurut
Ahmad (2001), pustakawan adalah mitra intelektual yang memberikan jasanya
kepada pengguna. Kemampuan tentang komputer saja tidaklah cukup untuk mencapai
sukses, karena itu dibutuhkan keahlian diri yang cukup yaitu:
1.
Pemecahan masalah (kreatif, pencair konflik);
2.
Etika (diplomatis, jujur, profesional);
3.
Terbuka (fleksibel, berwawasan bisnis, berpikir positif);
4. Penutur dan pendengar yang baik
(ketrampilan berkomunikasi lisan
dan mendengarkan, penuh perhatian)
dan mendengarkan, penuh perhatian)
5.
Kepemimpinan (bertanggung jawab dan mempunyai motivasi);
6.
Berminat belajar (haus akan pengetahuan dan perkembangan).
2.
Berpikir
positif
Pustakawan diharapkan menjadi orang yang
berpengetahuan di atas rata-rata, juga sebagai seseorang yang selalu berpikiran
positif, sehingga jika dihadapkan pada pekerjaan besar, harus mampu mengerjakan
pekerjaan tersebut.
3.
Nilai
Tambah Pribadi
Pustakawan tidak cukup hanya pandai
dalam mengatalog, mengindeks, mengadakan bahan pustaka dan pekerjaan rutin
lainnya, tetapi di era global ini pustakawan harus mempunyai nilai tambah.
Misalnya sebagai navigator yang ahli
dalam pencarian informasi. Dengan nilai tambah yang dikembangkan melalui
pengalaman dan pelatihan, pustakawan dapat memberikan pemanduan pencarian
informasi di internet seakurat mungkin. Hal ini tentu akan memuaskan pengguna
perpustakaan. Kepuasan pengguna itu sangat mahal bagi dirinya maupun bagi
perpustakaan dimana ia bekerja.
4. Berwawasan Kewirausahaan
Seyogyanya pustakawan dapat bertindak cepat
untuk menambah wawasan dalam bidang kewirausahaan, agar dalam perjalanan
sejarah keprofesiannya nanti dapat bertahan bahkan berkembang. Perpustakaan
bukan masanya lagi menjadi unit cost
di suatu institusi, melainkan dapat menjadi unit income. Paradigma lama bahwa Perpustakaan hanya pemberi jasa atau
amalan baik (charity) harus segera
ditinggalkan, karena berjasa atau beramal dapat digabungkan dengan berbisnis.
5.
Kerja Tim
Di dalam era global saat ini tidak ada
satupun profesi yang terkucil sendiri, akan tetapi perkembangan teknologi telah
menawarkan kesempatan unik untuk bekerjasama lintas disiplin dengan profesional
lainnya. Misalnya, pakar komputer yang bertanggung jawab pada pusat computer; pakar teknologi yang
bertanggung pada infrastruktur teknologi, jaringan dan aplikasi; pakar
informasi (pustakawan) yang mempunyai kemampuan dan pengalaman untuk
mengorganisasi pengetahuan dalam sistem dan struktur yang memfasilitasi
penggunaan sumber informasi dan pengetahuan, dapat tergabung dalam sebuah teamwork. Diharapkan dengan team work, berbagai tekanan
yang muncul di era industri informasi saat ini dapat dipecahkan.
IV. Penutup
·
Implementasi
ICT dalam layanan perpustakaan dari waktu ke waktu akan terus berkembang sesuai
dengan tuntutan. Baik tuntutan selaku pengelola (pustakawan) maupun sebagai
pengguna (user) informasi.
·
ICT memberikan kemudahan kepada pengguna untuk
mengakses informasi lintas batas (transborder
data-flow), yang tidak dibatasi oleh
batas negara, ruang dan waktu.
·
ICT
memberikan kemudahan bagi pengelola informasi untuk mengolah, menyimpan dan
menyebarkannya secara cepat dan tepat.
·
ICT
menjadi sarana membangun perpustakaan berbasis teknologi yang kehadirannya
tidak bisa dihindari.
·
ICT
seperti juga teknologi lainnya merupakan alat bantu manusia untuk mencapai
tujuan, maka optimasi dan antisipasinya perlu disikapi secara terencana.
·
ICT
sebagai sarana terbentuknya jaringan teknologi informasi dan komunikasi di
perpustakaan, akan memberikan akses yang besar terhadap perkembangan ilmu
pengetahuan.
* ditulis oleh Drs. Mahmudin, S.IP, disampaikan
pada .......di Comlabs ITB, 24 Oktober 2008.
Daftar
Pustaka
Ardoni,
(2005),
“Teknologi
Informasi: Kesiapan Pustakawan Memanfaatkannya”, Jurnal Studi
Perpustakaan dan Informasi”, Vol.1, No.2, USU Repository © Halaman 32.
Arif, I. (2003), “Konsep dan Perencanaan dalam Automasi
Perpustakaan”, Makalah Seminar dan Workshop Sehari “ Membangun Jaringan
Perpustakaan Digital dan Otomasi
Perpustakaan menuju Masyarakat Berbasis Pengetahuan
“ UMM 4 Oktober 2003.
Lesmono, D. dan Samopa, F. (2005), “Perancangan Dan
Pembuatan Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web Dengan Menggunakan ASP dan
SQL Server: Studi Kasus Ruang Baca FTIF”, Seminar
Tugas akhir.
Ma’in, Abdul M, (2008) ”Teknologi
Informasi dalam Sitem Jaringan Perpustakaan Perguran Tinggi”, IAIN Sunan
Ampel Surabaya
Rochaeti, E., Rahayuningsih, Pontjorini dan
Yanti,G.P., (2006), “Sistem Informasi
Manajemen Pendidikan”, Jakarta: Bumi Aksara.
0 komentar: